Betalning för utländska deltagare

Tävlingsadmin 2025-06-24 10:58

Hejsan!

Jag har ett bekymmer. Vi arrangerar en större tävling varje år med relativt många utländska deltagare. Varje år så har vi svårigheter med smidig betalning för dessa. Dom kan anmäla sig via Eventor men inte bli fakturerade via Eventor. Vi har särskilda PM på engelska som beskriver betalning i förväg, bankgiro, kontant innan start, blablabla. Men varje år så är det några som missar, betalar för lite, kör med lånepinne osv. Vi kollar inte betalning vid starten, så man kan i praktiken strunta i att betala utan köra en bana ändå.

Hur gör ni andra? Några bra tips?

Skriv ett inlägg

Skriv ditt inlägg här...

Skriv 1981 i rutan

Inlägg

Tävlingsadmin 2025-06-24 20:36 #8

Svar till inlägg av Grövelsjöfjällens OK, 2025-06-24 17:17:

Tack för alla svar!

Ja det är extremt lätt att göra märkligheter i Eventor vs Tävlingssystemen kopplat till avgifter. Vi arrangerade en värdetävling där MeOS enbart hanterade den beskattningsbara delen av avgiften men registrerade inte den ej beskattningsbara delen, så när resultatet laddades upp så försvann den helt.

Vi får nog se hur många utländska deltagare som vi inte får in någon avgift från. Är problemet litet - strunta i det. Är problemet stort - gör någonting mer avancerat.

Grövelsjöfjällens OK 2025-06-24 17:17 #7

Vi har haft några som efteranmält sig, men som inte dykt upp. De har vi haft svårt att fakturera, så vi har släppt en del (vilket man inte gör om de är svensk-klubbslöpare).

Senast krävde vi pengar innan start, de flesta betalade med IBAN-uppgifterna. Det svåra har varit att ha koll på hur mkt de ska betala - vi satsade stort i år på att ha fullständiga listor och dedikerad tävlingskassör - likväl tillkommer ibland märkliga och svåra avgifter: extra hyrbrickor, direktanmälan, parkeringsavgift och träningskartor. Gäller att hålla koll på allt, vi är ju så himla bortskämda med Swish i övrigt. Jag tror vi kunde bocka av allt som korrekt betalt efter tävlingarna.

PS: Det lustiga är att vi inte talar om den stora elefanten... att det är hur lätt som helst att göra ett litet fel i avgifterna så att Eventor och Ola inte är exakt rätt - då kan man missa 10 - 20 000 kr i den svenska faktureringen. :=) Been there done that - men upptäckte det i sista sekunden! På två tävlingar.....

Tävlingsadmin 2025-06-24 17:13 #6

Svar till inlägg av Per H, 2025-06-24 17:06:

Nja stort och stort problem… det är mer jobb än svenska klubbar. Relativt få finska klubbar har sin e-postadress registrerad. Det blir också otydligt när några medlemmar i en klubb betalar i förväg, några kontant och några inte alls. När man hittat Suunistajats e-post på nätet så betalar dom alltid. Var mest nyfiken på hur hårda andra var med betalning innan och om det fanns nån smidigare lösning.

Tävlingsadmin 2025-06-24 17:13 #5

Svar till inlägg av Per H, 2025-06-24 17:06:

Per H 2025-06-24 17:06 #4

Förtydligar: Jag skickade alltså fakturorna efteråt precis som för de svenska klubbarna. Var lite otydlig med det

Per H 2025-06-24 17:05 #3

Är det verkligen ett problem? Vi kanske inte har haft lika många utländska löpare från olika klubbar som ni har haft, men jag skrev på engelska att de skulle betala till vårt bankkonto och la till SEPA/IBAN-information och min kontaktinformation ifall det var några frågor. Det var inget problem, alla klubbar betalade.
Tror många utländska klubbar redan hade sin mail registrerad i Eventor. Jag kanske googlade vissa och skickade fakturan separat, kommer inte ihåg.

Känns lättare än att krångla med olika lösningar med betalning i förskott på olika sätt.
Vi informerade också om att vi kunde ta betalt för parkeringsavgiften på fakturan ifall man sa till i sekretariatet så det gjorde en del utländska löpare.

Joey 2025-06-24 11:24 #2

Inför vår tävling förra året funderade vi på att göra något åt detta problem men valde att inte göra det "skarpt" så att säga. Men som förberedelse testade jag att (i MeOS) skapa en startlista där alla löpare i utländsk klubb var markerade. Jag skapade också ett starbevis anpassad för utskrift på kvittoskrivare. Tanken var sen att utländska löpare skulle gå till sekretariatet, betala, och få startbevis vilket sedan skulle lämnas till startpersonalen innan start.

Johan Balck 2025-06-24 11:05 #1

I min finska klubb är vi tydliga i PM och kräver att alla kommer till Info innan start. Många finska tävlingar har haft nummerlappar till samtliga deltagare och dessa obetalda nummerlappar har legat i Info.

Senast kommenterat

Torsdag 2/10

22:38

Hur gick det för orienterarna på Lidingöloppet?

172